Kampf des Amtes: E-Mail gegen Chat

In den letzten über 20 Jahren war E-Mail die erste Adresse für Unternehmen, um intern zu kommunizieren. Nur wenige ernstzunehmende Konkurrenten haben dies in Frage gestellt.

Aber… eine neue Generation von Kommunikationstools, die Business-Chat-App, bedroht die Dominanz von E-Mails.

Blogger und die Presse schreiben seit über einem Jahrzehnt Nachrufe auf die umkämpften E-Mails. Die Todesberichte über E-Mails scheinen jedoch stark übertrieben zu sein. Was macht diese neuen Konkurrenten wie Slack und Facebook Workplace zu einer ernsthaften Bedrohung für E-Mails?

Geht die E-Mail-Herrschaft dem Ende entgegen?

Die einzige Möglichkeit, dies wirklich herauszufinden, besteht natürlich darin, E-Mails direkt mit den Business-Chat-Plattformen zu vergleichen. Und es gibt einen besseren Weg, sie zu vergleichen, als sie Street Fighter-artig ausspielen zu lassen.

Also, ohne weitere Umstände, lasst den Kampf beginnen.

Spielerauswahl

Die Kategorie Business-Chat ist ziemlich überfüllt, mit einer Reihe verschiedener Apps, die verschiedene Funktionen bieten. Um diese Unterschiede auszugleichen, werden in diesem Spiel E-Mails mit Chat-Apps als ganze Kategorie verglichen und nicht nur mit einem Produkt.

Lassen Sie uns zunächst die Statistiken dieser beiden Schwergewichte vor dem Spiel durchgehen.

E-Mail ist mit geschätzten 2,7 Milliarden Nutzern weltweit eindeutig die stärkste der beiden.

Selbst für die interne Kommunikation ist E-Mail mit Abstand das wichtigste Tool für Unternehmen. Eine Umfrage von ReportLinker ergab, dass die Hälfte der US-amerikanischen Arbeitnehmer E-Mails intern als primäres Tool verwenden. Nur 8% nutzten Business-Chat-Apps.

Das mag wie ein ungleiches Spiel aussehen, aber Chat-Apps haben die Jugend auf ihrer Seite. Der größte Player, Slack, wurde 2013 auf den Markt gebracht, während E-Mails seit Mitte der 1970er Jahre in erkennbarer Form angeboten werden.

Was Chat-Apps an Reife fehlt, machen sie an Agilität wieder wett und nutzen die moderne Technologie. Im Gegensatz dazu gab es 2012 das letzte Mal eine Änderung des E-Mail-Protokollstandards.

Runde 1: Geschwindigkeit vs. Strategie

Wenn Sie jemals Street Fighter gespielt haben, wissen Sie, dass es zwei Spielerschulen gibt. Manche konzentrieren sich darauf, den richtigen Knopf zur richtigen Zeit zu drücken, um fantastische Combos zu erzielen.

Dann gibt es die, die die Knöpfe zerdrücken, in der Hoffnung, dass die Geschwindigkeit sie das Spiel gewinnen wird.

In mancher Hinsicht ist es ein bisschen so, wie sich Chat und E-Mail unterscheiden.

Chat-Apps sind Instant-Messaging-Anwendungen. Sie werden gebeten, auf Nachrichten zu antworten, sobald Sie diese erhalten. Dies bedeutet, dass Diskussionen schneller stattfinden und Sie schneller zu Entscheidungen gelangen.

In einem schnelllebigen Geschäftsumfeld von heute kann es den Unterschied zwischen Gewinnen und Verlieren ausmachen, agil zu sein und schnell Entscheidungen zu treffen.

Auf der anderen Seite haben E-Mail-Benutzer ein viel fehlerverzeihenderes Fenster, in dem sie reagieren können. Niemand erwartet, dass Sie mit Ihren E-Mail-Konten in Kontakt bleiben, um E-Mails zu erhalten oder auf E-Mails zu antworten. Wenn Sie zu spät auf eine E-Mail antworten, wird normalerweise davon ausgegangen, dass Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen oder einfach nicht verfügbar sind.

Die Lösung von Diskussionen kann etwas länger dauern, bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, eine Aufgabe abzuschließen, bevor Sie zur neuen Nachricht wechseln. Sie können sich jetzt voll und ganz der neuen Botschaft widmen und eine durchdachte Antwort geben.

Werfen wir einen Blick auf die Scorecard der ersten Runde:

Nach der ersten Runde scheinen Chat-Apps die Oberhand zu haben, aber aufgrund ihrer Ablenkung ist der Vorsprung vor E-Mails sehr gering. Weiter zur 2. Runde…

Runde 2: Niemals den Überblick verlieren

Wenn Sie jemals E-Mail für die interne Kommunikation verwendet haben, haben Sie wahrscheinlich vergessen, mindestens einmal auf einen Kollegen zu antworten. Sie haben sich vielleicht schuldig gefühlt, aber ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass es nicht Ihre Schuld ist.

Nein! Tatsächlich hatte die E-Mail Ihres Kollegen nie eine Chance. Sobald es in Ihren E-Mail-Posteingang gelangte, wurde es von Verkaufsgesprächen, Kundenanfragen und Spam-Mails überlagert.

E-Mail-Clients verfügen zwangsläufig über komplexe Filterfunktionen. Wenn Sie also ein paar Wochen Zeit haben, können Sie Ihren Posteingang optimieren und nie die E-Mail eines Kollegen verpassen. Bis Sie den Filter aktualisieren müssen.

Wenn das keinen Spaß macht (für mich nicht), ist vielleicht eine Chat-App für Sie. Da Sie es nur für die interne Kommunikation verwenden, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass Angela die Nachricht des Rechnungswesens unter den Newslettern verbergen könnte.

Aber Chat-Apps haben diese Runde noch nicht ganz gewonnen. Sie haben eine Achillesferse; Sie können Verwirrung stiften, weil sie eine informellere und weniger strukturierte Form der Kommunikation fördern. Gruppenchats fassen alle Diskussionen einer Gruppe in nur wenigen Threads zusammen. Diese Threads bewegen sich schnell und wechseln häufig zwischen verschiedenen Konversationen.

Den Überblick zu behalten, was gesagt wurde, ist harte Arbeit!

Die Zusammenarbeit mit Ihren Teamkollegen sollte keine Herausforderung sein. Sie sollten nicht sieben laufende Gespräche aus Angst vor dem Verpassen ausgleichen müssen.

Wie sieht es nach der zweiten Runde aus?

Es ist wichtig, den Überblick zu behalten, was in diesem Zusammenhang gesagt wurde. Zumindest hat die E-Mail dies herausgefunden. Möchten Sie eine bestehende Diskussion fortsetzen? Drücken Sie einfach die Antwort. Andernfalls klicken Sie auf Verfassen.

Runde 3: Einfach oder kraftvoll?

Jeder Charakter in Street Fighter hat Kompromisse, und die Entscheidung, als welcher Charakter er gespielt werden soll, hat Konsequenzen, die sich darauf auswirken können, wie Sie spielen und ob Sie gewinnen.

Ich denke, es ist Zeit für eine andere Analogie.

E-Mail ist wie ein Street Fighter-Charakter mit mächtigen Kombinationsbewegungen, aber nur, wenn Sie es schaffen, sich an die komplexe Tastenfolge zu erinnern. Chat-Apps sind wie der Charakter mit nur einem Kick: einfach zu merken, aber nicht ganz so effektiv.

Sie scheinen nicht viel zu sein, aber die einfache Möglichkeit, auf halbem Weg Personen zu einer E-Mail-Kette hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, ist außerordentlich nützlich. Dies ist bei den meisten Chat-Apps nicht möglich.

Diese Funktion spiegelt die Art und Weise wider, in der wir bei Aufgaben zusammenarbeiten, da die Mitarbeiter bei Bedarf um Hilfe gebeten werden. Aber wie bei vielen nützlichen Funktionen in E-Mails sind sie alles andere als einfach zu bedienen.

Chat-Apps beseitigen diese Komplexität vollständig, indem sie die Möglichkeit ganz ausschließen. Die Abhängigkeit von endlosen Gruppenthreads bedeutet, dass Sie entweder jemandem Zugriff auf das gesamte Nachrichtenprotokoll gewähren oder nur für diese Unterhaltung eine neue Gruppe erstellen.

Wie geht es uns nach der dritten und letzten Runde?

Obwohl E-Mails komplexer sind, ist ihre Einrichtung möglicherweise schwieriger und es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht das Beste daraus machen. Chat-Apps sind zwar einfacher, es fehlen jedoch einige nette Funktionen, die in E-Mails verfügbar sind, und sie sind einfacher zu bedienen. In diesem Sinne geht es viel darum, was Sie vom Tool benötigen.

Und der Gewinner ist…:

Es gibt keinen Gewinner. Es ist eine Zeichnung.

Und nein, das macht auch nicht jeden zum Gewinner.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl E-Mail- als auch Chat-Apps positive und negative Aspekte aufweisen, aber keines von beiden kann als ideales Kommunikationsinstrument ausgezeichnet werden.

E-Mails sind möglicherweise alt und zu blockiert, da es an Innovationen und Protokollaktualisierungen mangelt.

Chat-Apps sind neu und innovativ, aber für die Komplexität der Tools für die Geschäftskommunikation immer noch zu einfach. Dies zeigt sich besonders an der mangelnden Übersicht in Gruppenthreads, wenn Gespräche vom Thema abweichen können und es leicht sein kann, den Überblick über das Gesagte zu verlieren.

Auch wenn E-Mails komplexere Funktionen ermöglichen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie das Beste daraus machen.

Was bedeutet dies, um zu unserer ursprünglichen Frage zurückzukehren: "Ist das Spiel für E-Mail beendet?" gesehen.